یکی از آرمان‌های نظام‌های‌های مدیریت بشری پس از ظهور دولت‌های مردم‌سالار، پاسخگویی هوشمندانه، مستند و بدون محدودیت به ملت‌ها بوده است. علی‌رغم آنکه تحقق چنین مفاهیمی در ذهن بشر همیشه غریب می‌نمود، امروزه با تحولات مفهومی و فنی رخ داده در سیستم‌های اطلاعاتی، به‌ویژه سیستم‌های مدیریت سوابق سازمانی یا دبیرخانه‌ای تحقق چنین آرزوهای بلندپروازانه‌ای دور از دسترس نمی‌باشد.

به باور دیگر از آنجا که عزم و ارادۀ تحقق یک ایده شرط اصلی و عمدۀ جامۀ عمل پوشاندن به آن می‌باشد فراهم آوردن زمینۀ ایجاد چنین دبیرخانه‌هایی، استقبال از ورود فناوری‌ها و علوم نوین به حوزۀ سیستم‌های اطلاعاتی سازمانی می‌باشد. برای روشن تر شدن این بحث در این مطلب کوتاه سعی می شود به برخی الزامات خاص تحقق سازمان هایی با چنین مختصات اشاره شود.

مفهوم هوشمندی و دبیرخانه های سازمانی

یکی از چالش‌های امروزین بشر به سبب تحولات فزاینده در فناوری‌های نوین، ظهور پدیده‌ای به‌نام انفجار داده‌هاست که در قالب سازمان می‌توان از آن تحت عنوان انفجار داده‌های سازمانی یاد کرد.

با وجود این که در ابتدا دیجیتال‌سازی اسناد کاغذی فرصتی برای صرفه‌جویی در فضای فیزیکی اداری تلقی گردید، به‌تدریج گنجینه‌های سازمانی توسعه یافتند که کمتر مکانیسمی برای بازیابی و استفادۀ متعاقب از آن‌ها پیش‌بینی شده بود.

بررسی ها نشانگر آن است که در اغلب این سیستم‌ها تنها نگاه ذخیره‌محور و انبارگونه نسبت به داده‌ها تعقیب می‌شود و در این نوع سیستم‌ها امکانات محدودی برای بازیابی هوشمندانۀ اسناد پیش‌بینی شد.

با این وجود چنان‌که حافظه بدون قدرت به یادآوری، انسانی سالم را به شخصی گوشه‌گیر، منزوی، سردرگم، و با قدرت تصمیم‌گیری کمتر تبدیل می‌کند یک سیستم دبیرخانۀ ذخیره‌محور بدون یک سیستم بازیابی هوشمند، کمتر در تصمیم‌گیری های سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد و به‌تدریج به فراموشی سپرده می‌شود.

بنابراین برای پیشگیری از بروز آلزایمر سازمانی که نتیجۀ نگاهی داده‌محور در سیستم‌های دبیرخانه‌ای است اعمال تغییراتی اساسی برای ارتقای سیستم‌های دبیرخانه‌ای به ابزاری برای پشتیبانی تصمیم‌گیری مدیران الزامی است. اصلی‌ترین تغییری که می‌تواند منجر به تحولی عمده در ساختار سازمانی شود تعقیب نوعی نگاه اطلاعات محور در طراحی سیستم‌های دبیرخانه‌ای نوین می‌باشد.

در نگاه اطلاعات‌محور باید تغییراتی در سیستم‌های داده‌محور اعمال شوند تا زمینۀ تبدیل داده‌ها به اطلاعات فراهم شود.چنین امری نیازمند فراهم آمدن زیرساخت فراهم‌آوری، پاک کردن، دسته‌بندی، سازمان‌دهی و استفاده‌پذیرسازی داده‌ها در سیستم‌های دبیرخانه‌ای برای کمک به اتخاذ تصمیم می‌باشد.

تحقق رویکرد مزبور مستلزم استفاده از مفاهیم و فنون داده‌کاوی در راستای تبدیل داده‌های غیرقابل استفاده به اطلاعاتی سودمند در تصمیم‌سازی می‌باشد. چیزی که هم اکنون در سیستم‌های پایگاه دادۀ هوشمند عملیاتی شده است. در این صورت است که یک سیستم دبیرخانه‌ای به یک پشتیبان تصمیم تبدیل می‌شود.

مفهوم همراهی و دبیرخانه‌های سازمانی

یکی از دیگر دل‌مشغولی‌های مدیران سازمان به‌همراه داشتن همیشگی حافظۀ سازمانی به‌همراه خود بدون محدودیت جغرافیایی می‌باشد. از سوی دیگر هم‌اکنون که مدیران بخش قابل توجهی از اوقات خود را در سفرهای کاری و اداری طی می‌کنند، چنین نیازی بیش از پیش احساس می‌شود. افزون بر موارد مزبور سازمان‌ها همیشه با خطراتی چون جنگ، سوانح طبیعی و غیرطبیعی و … روبرو هستند. چنین مخاطراتی ضرورت اتخاذ تدابیری برای ارتقای سیستم‌های دبیرخانه‌ای به‌نوع همراه را بیش از پیش جدی کرده است. علاوه بر نکات پیش‌گفته در عصر حاضر که دولت‌ها به‌دنبال افزایش مشروعیت می‌باشند می‌توانند با استفاده از یک سیستم دبیرخانه‌ای همراه پاسخگوی نامحدود مطالبات شهروندان باشند.

دبیرخانه‌های همراه که حاصل اتکا به حافظه‌های مجازی و استفاده از بستر ارتباط شبکه‌ای می‌باشند می‌توانند محدودیت‌های ارتباطی درون و برون‌سازمانی را برطرف و زمینه‌ای مناسب برای حفظ و نگهداری از اطلاعات مضبوط سازمانی را برای تحویل به دست آیندگان فراهم کنند.

البته چنین اتکای صرفی نیز چالش‌های خاص خود را دارد. سازمانی که در اتکا به چنین سیستم‌های همراهی، مکانیسمی برای حفظ و نگهداری، مدیریت، پشتیبانی، تهیه نسخه پشتیبان و … در نظر نداشته باشد، مقدمات بروز سکتۀ مغزی سازمان را فراهم آورده است. چیزی که در زمانی اندک منجر به مرگ سازمان خواهد شد.

فرجام سخن

لذا چنان‌که گفته شد تحولات مفهومی و فنی رخ داده در عصر حاضر، فرصت‌ها و تهدیدهای قابل توجهی را برای دولت‌ها و سازمان‌ها فراهم آورده‌اند. دولت‌ها و سازمان‌ها می‌توانند با پیگیری ایدۀ دبیرخانه‌های هوشمند و همراه پاسخگوتر شوند و در کم‌ترین زمان و بدون محدویت و به‌صورتی هوشمندانه، تصمیماتی منطقی در جهت افزایش کارآمدی و حس رضایت در مردم اتخاذ کنند.

البته چنان‌که ذکر شد استفاده از این ظرفیت‌ها بدون پیش‌بینی و برنامه‌ریزی‌های لازم نه‌تنها سودی به‌همراه نخواهد داشت، بلکه مشکلات جدی نیز برای دولت‌ها و سازمان‌ها موجب می‌شود. مشکلاتی که بسیار بیشتر از منافع اجرایی کردن دبیرخانه‌های هوشمند و همراه خواهند بود.

تالیف: عبدالرسول زوارقی، مدرس و عضو هیئت علمی گروه علم اطلاعات و دانش شناسی دانشگاه تبریز

منبع : سایت مجمع عمومی مدیران دبیرخانه های نظام اداری کشور

دانلود فایل، دولت مدبر و تصمیم گیر با دبیرخانه هوشمند و همراه …

حجم فایل ۲۱ کیلوبایت